SRL:N ESTERATSASTUSKOMITEA PÖYTÄKIRJA 2/2013
Aika ja paikka: Perjantai 12.4.2013 klo 10 SLU-talo, Radiokatu 20, 5. kerros, Väentupa
Läsnäolijat: Matti Karkkolainen (pj), Noora Forstén, Thomas Ehrnrooth, Janna Huhtanen (§ 2 alkaen), Tomi Kaleva, Pia Myrskog, Mia Maukonen, Anu Tuomi (etänä Skypen kautta) ja Marian Seppälä (muistio)
Poissa: Juha-Pekka Halmeenmäki
Asialista
1. Kokouksen avaus ja asialistan hyväksyminen
Puheenjohtaja avasi kokouksen ja asialistalle lisättiin herpesvirustilanne.
1.1. Urheiluorganisaatio
Liiton uusin urheiluorganisaation toimielin, kansallisen urheilun johtoryhmä (KUJO) aloittaa virallisesti työnsä ja kokoontuu ensimmäisen kerran 19.4. Karkkolainen osallistuu kokoukseen. Keskusteltiin organisaatiosta. KUJO on esitelty tarkemmin liiton toimintaohjeessa, johon Hyvä hallintotapa –projektin työryhmä pyysi kommentteja. Estekomitea kokee KUJO:n toimintaansa vaikeuttavaksi ja monimutkaistavaksi elimeksi. Komitea haluaa vähentää byrokratiaa ja suoraviivaistaa toimintaa. Matti vie komitean kommentit ensimmäiseen kokoukseen 19.4.2013 liittokokousristeilylle. Toivotaan organisaation päätöksenteon selkeyttämistä.
2. Edellisen kokouksen muistio on hyväksytty sähköpostilla.
3. Talous
Seppälä esitteli taloustilanteen. Toivotaan budjettivertailua toteutuneisiin lukuihin. Seuranta on tässä muodossa vaikeaa. Seppälä selvittää asiaa kirjanpitäjän kanssa.
4. Kilpailuasiat
4.1. Kalenterin rakentamisen pelisäännöt
Seppälä esitteli ehdotuksen kansallisen kalenterin rakentamisen pelisäännöistä. Esitys on alkuperäisen muistion liitteeksi. Pelisääntöjen tarkoitus on opastaa kilpailupäällikön työtä kalenterin rakentamisessa yhteistyössä seurojen kanssa. Kilpailujen järjestäjille laaditaan ohjeet kalenterin rakentamisesta ensi syksyn hakua varten. Sarjakilpailujen osakilpailumäärää on lisättävä, varsinkin poneille, junioreille ja nuorille hevosille, jotta etäisyydet kilpailuihin pienenisivät.
4.2. Projektit
4.2.1. GP-kilpailujen laatukriteeri -projekti, Janna Huhtanen ja Noora Forstén
Kriteerit on päivitetty nettiin, hakuaika 2014 kilpailuille päättyy 15.5.
Huhtanen on keskustella Ypäjän kanssa. Seppälä on toimittanut Nooralle ja Jannalle tarkistuslistan aineksia. Savonlinna on ollut aktiivisesti yhteydessä.
Hanko selvittää kuidun käytön mahdollisuutta.
Marian päivittää/laatii järjestäjille ja toimihenkilöille sekä ratsastajille suunnatut palauteraporttilomakkeet. Malleina käytetään kansainvälisten kilpailujen lomakkeistoa.
4.2.2. Kilpailujärjestelmän kehittäminen, Mia Maukonen
Esteratsastuksen taulukko on pitkällä. Komitean jäsenet ovat kommentoineet lomaketta. Muutkin pohjoismaat ovat kiinnostuneita kehittämään kilpailujärjestelmiään Suomen ja Tanskan ohella. Yhteispalaveria suunnitellaan lokakuulle. Todennäköisesti uuden järjestelmän käyttöön otto siirtyy vuodella. Mikäli näin päätetään, täsmennetään nykyjärjestelmän sisältöä 1.1.2014 alkaen. Päätettiin lisätä Skydriveen estekomitealle työtila. Marian ilmoittaa, kun tila on avattu. Jokainen käy kommentoimassa järjestelmää toukokuun 15.5. päivään mennessä.
Anu Tuomi ottaa kvaalisäännöt työn alle.
Järjestelmän kehittämisestä pidetään palaveri toukokuussa muiden lajien edustajien kesken. Marian laittaa kutsun tilaisuuteen Mialle.
4.2.3. Kilpailustrategia, Noora Forstén
Noora esitteli kilpailustrategiatyön vaiheen. Työryhmä on pitänyt kaksi kokousta. Työryhmän puheenjohtaja on Tapani Peltonen. Strategia on kirjattu viisivuotissuunnitelmaksi ja se on hyvällä mallilla. Päätavoitteeksi 2020 ollaan esittämässä: Suomessa ratsastuksen kilpaurheilun toiminnan päätavoite on tuottaa menestyviä ratsastajia ja ratsukoita kansainvälisiin kilpailuihin. Vuonna 2020 kansainvälisen lisenssin omaa yhteensä 400 eri lajeja edustavaa ratsastajaa. Visio: Suomalainen ratsastuksen kilpaurheilu on tunnettua ja arvostettua urheilua. Työryhmän puheenjohtaja esittelee ensimmäisen version tulevassa koordinointikokouksessa. Versio tulee lajikomiteoille, hallitukselle, MJJ:lle ja HUJO:lle kommenttikierrokselle huhtikuun lopussa.
4.3. Tähtikilpailujärjestäjien auditoinnit, Janna, Noora
Käsiteltiin pykälässä 4.2.1.
4.4. Sääntöasiat
Varsinainen hevostarkistus tehdään GP-sarjan hevosille kaikissa osakilpailuissa ja finaalissa. Ohjeistetaan kilpailujen järjestäjiä. Tarkistusajankohta on ilmoitettava kutsussa. Järjestäjät voivat tarjota kaksi mahdollisuutta, ensimmäinen kutsussa ilmoitettuna aikana esim. perjantaina ja toinen aikaisintaan 3 h ennen ensimmäisen GP-luokan alkua. Mikäli järjestäjä järjestää kaksi hevostarkistusmahdollisuutta, otetaan myös Future Challenge hevoset mukaan. Saapumistarkistusta ei tehdä muille kilpailuun osallistuville hevosille. Ensi vuonna tarkistus järjestetään kaikissa osakilpailuissa myös Future Challengen hevosille.
5. Toimihenkilöasiat
Poistetaan jatkossa asialistalta. Otetaan mukaan tilannekohtaisesti.
6. Muut asiat
6.1. Koordinointikokouksen esitykset, vuoden 2014 pääprojektit ja mahdollinen lisäbudjettitarve.
Uusien vain kisakäyttöön varattujen alueiden kartoitus ja yhteistyön kehittäminen raviratojen kanssa.
Varmistetaan laaja kilpailujen järjestäjistö
6.2. Herpesvirustilanne
Todettiin, että koska tauti (EHV-1) ei ole seurattavien tautien listalla, on tilanteesta vaikea muodostaa kokonaiskuvaa. Kaksi vahvistettua tapausta on tiedossa tähän mennessä. Keskusteltiin valistuksen lisäämisestä kilpailujen järjestäjiä kohden, mm. Vierastallit tulisi desinfioida hevosten vaihtuessa.
Ohjeistetaan kilpailujen järjestäjiä, kilpailijoilta ja ratsastuskouluyrittäjiä huolellisuuteen tarttuvien tautien leviämisen ehkäisyssä esim. laatimalla yleisohjeet tartuntatautien ehkäisemisestä materiaalisalkkuun. Keskusteltiin mahdollisista jatkotoimenpiteistä, mikäli tauti osoittaisi leviämisen merkkejä. Komitea ei voi yksin päättää kilpailutoiminnan keskeyttämisestä. Marian on yhteydessä asiantuntijoihin.
Keskusteltiin maksujen palauttamisesta. Marian selvittää onko järjestäjien mahdollista saada tapahtumavakuutus, joka korvaisi Force Majeuren aiheuttaman peruutuksen.
6.3. Olympiastadionin finaali
Järjestäjä on SRL ja taloudellinen vastuu näin ollen myös liitolla. Fred Sundwall ei ehtinyt kokoukseen kertomaan työn etenemisestä. Projektiorganisaatiota ollaan kokoamassa. Projektipäälliköksi on nimetty Mikko Luhtala. Liput tulevat myyntiin toukokuussa.
6.4. 10 kansallisen kisan auditoinnit
Tarjotaan pohja- ja kilpailukonsultointia aktiivisille seuroille, Marian laatii tiedote ehdotuksen sähköpostilla. Hakemukseen mukaan kilpailusuunnitelma tuleville 3-5 vuodelle.
7. Seuraava kokous
Finnderbyssä 5.6.2013 klo 12. Marian ilmoittaa tarkemman tilan.
8. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.08.