SRL

Kerro kaverille:

1-2 kk ennen kilpailua

Budjetti ja varainhankinta: noin 2 kuukautta ennen kilpailuja

Kilpailuille on syytä laatia talousarvio, jotta ikäviltä yllätyksiltä seuran rahanmenon suhteen vältytään. Sponsorituloilla voidaan kattaa osa kilpailukustannuksista ja pitää lähtömaksut kohtuullisina. Vinkki: monet yritykset budjetoivat seuraavan vuoden sponsorimäärärahansa jo edellisenä syksynä, joten keskeisten seuraavan vuoden kilpailusponsoreiden kanssa kannattaa neuvotella yhteistyöstä jo edellisenä syksynä.
Kilpailukutsu ja keskeisten vastuuhenkilöiden vahvistaminen: noin 2 kuukautta ennen kilpailuja

3-5 tason kilpailujen toimihenkilöluettelo ja mahdolliset kalustotilaukset tulee olla SRL:ssä noin kaksi kuukautta ennen kilpailuja.
2-5 tason kilpailujen kutsut julkaistaan KIPA:ssa järjestävän seuran tunnuksilla tallennettuna viimeistään reilua kuukautta ennen kilpailua. Kilpailukutsussa mainitaan keskeiset kilpailujen toimihenkilöt. Tässä yhteydessä lajijohtajien ja keskeisten vastuuhenkilöiden nimet tulee muutoinkin vahvistaa ja heidän kanssaan pitää palaveri, jossa sovitaan kaikki tarvittavat ennen kilpailuja hoidettavat tehtävät aikatauluineen.

Muiden toimihenkilöiden vahvistaminen: noin kuukausi ennen kilpailua

Kenttäkilpailuissa tarvitaan tuomariston ja johtajiston lisäksi lukuisa joukko muita toimihenkilöitä. Toimihenkilöiden rekrytointi on syytä aloittaa ajoissa. Naapuriseuran jäseniä kannattaa pyytää avuksi - toimihenkilönä kilpailuja pääsee seuraamaan aitiopaikalta. Huomattava on, että kenttäkilpailuissa oman seuran kenttäkilpailijat eivät juurikaan ehdi talkoilemaan suoritustensa välissä - heitä kannattaa pyytää etukäteistehtäviin. Toimihenkilöille on syytä järjestää toimihenkilöinfo viimeistään kilpailuja edeltävänä päivänä, jotta jokainen tekijä on tehtäviensä tasalla. Maastoestetuomareilla on oltava tehtävään riittävät tiedot ja taidot. Heidän koulutuksestaan, sopivuudestaan ja pätevyydestään vastaa TA (aluekilpailuissa maastokokeen johtaja).

Palkintojen, ruusukkeiden sekä kanslia- ja muiden tarvikkeiden hankkiminen: noin kuukausi ennen kilpailua

Tavarapalkintoja voi hankkia esim. sponsoreilta lahjoituksena. Mikäli kilpailujen budjetti antaa myöten, kannattaa voittajahevosille jopa ostaa esim. loimet - loimitetut hevoset tuovat palkintojen jakoon selvästi enemmän juhlavuutta. Ruusuketilaus tulee tehdä hyvissä ajoin. Lisäksi kilpailuissa tarvitaan runsaasti muuta tärkeää "pikkutavaraa", joiden hankinnasta on syytä sopia tässä vaiheessa: paperia ja kyniä, kirjoitusalustoja, sekuntikelloja, pillejä, toimihenkilöiden nimineuloja, huomioliivejä, opaskylttejä jne.

Kenttäkilpailuissa välttämättömät numeroliivit voi useimmiten lainata esimerkiksi oman kunnan liikuntatoimesta, opetusvirastosta, muilta urheiluseuroilta tai esim. paikallispankista.