KANSALLISTEN KILPAILUJEN TIEDOTUSOHJE
1. TULOSPALVELU
Kansallisten kilpailujen järjestäjät vastaavat nopeasta ja toimivasta tulospalvelusta sekä tiedotusvälineille että SRL:lle. Tähtikilpailujen järjestäjille liitto tarjoaa lisäpalveluita.
Tulokset tulee toimittaa tiedotusvälineille kilpailupäivänä. Löydät sähköpostiosoitteet hevosmedioille ja STT:n urheiluun sekä kilpailutulosten kirjoitusmallin tämän tiedotteen lopusta.
2. AIKATAULUT
Kilpailun aikataulua suunniteltaessa tulee ottaa huomioon, että pääluokkien pitää päättyä ennen klo 17.00, jotta tiedotusvälineet ehtivät uutisoida ne. Näin maksimoimme mahdollisuutemme ylittää uutiskynnys kilpaillessamme urheilutoimitusten huomiosta sadan muun urheilulajin kanssa. Jos tärkein luokka päättyy liian myöhään, tiedotusvälineistä etenkään printtimediat eivät ehdi käyttää lähettämiänne tietoja ja kuvatilat ovat menneet jo muille uutisille.
Kun kilpailun pääluokille on annettu alkamisaika, tästä ei saa poiketa. Pääluokkien alkamisajat ovat lehdistön työväline, ja niiden on oltava tiedossa vähintään viikkoa ennen luokan ratsastamista. Mikäli aikatauluja täytyy pakottavasta, force majeure -syystä muuttaa, on tiedotusvälineiden edustajille ilmoitettava asiasta esim. sähköpostilla tai tekstiviestillä ja seuran nettisivulla helposti löydettävissä olevalla, näkyvällä paikalla.
3. LEHDISTÖPALVELUT
• Ennen kilpailua
Ota hyvissä ajoin yhteydessä oman alueesi tiedotusvälineisiin, soita toimituksiin ja kysy mitä he toivovat. Pidä heidät sitten ajan tasalla sopimallanne tavalla. Sovi tiedonkulusta, aikatauluista ja materiaaleista sekä mahdollisista erityisjärjestelyistä.
Alueellisten tiedotusvälineiden yhteystietojen kartoitus on tärkeää. Selvitä kuka/ketkä ovat työvuorossa oman tapahtumasi aikana ja mihin/milloin/missä muodossa he materiaalia toivovat.
Lähetä lehdistölle etukäteen aikataulu, kutsu, ohjelma, ilmaiset pääsyliput (hyvälle paikalle = hyvä näkyvyys, mielellään sateelta/auringolta suojassa), ajo-ohje sekä kilpailualueen kartta. Selkeä viitoitus kilpailupaikalle ja kilpailupaikalla on tärkeää sekä tiedotusvälineiden edustajille että yleisölle.
Järjestä lehdistön edustajille ilmainen pysäköinti hyvälle paikalle. Kerro järjestelyistä etukäteen ja lähetä tarvittava lippu tai kutsukortti. Tarjoa toimittajille kahvia, virvokkeita ja ruokailumahdollisuus.
Kysy haluaako toimitus käyttää järjestäjän ottamia kuvia. Lähetä kuvia vain niille, jotka ovat niitä pyytäneet. Mikäli tiedotusvälineet lähettävät paikalle oman kuvaajan, auta häntä löytämään turvallinen ja sopiva kuvauspaikka radalla tai sen välittömässä läheisyydessä (sovi este-, kenttäkilpailuissa ratamestarin kanssa).
• Lehdistön työtilat
Varaa toimittajille katettu tila, pöytä ja tuoleja työskentelyä varten. Tarjoa mahdollisuus sähköpistokkeeseen ja mahdollisuuksien mukaan nettiyhteyteen. Mikäli kilpailupaikalla ei ole katettua sähköistettyä työtilaa, kerro se toimittajille, joiden kanssa kilpailustasi keskustelet. Näin he osaavat varautua tilanteeseen.
• Lehdistömateriaalit
Jaa toimittajille päiväkohtaiset aikataulut sekä tiedot mahdollisten lehdistö- tai haastattelutilaisuuksien ajoista, paikoista ja aiheista. Järjestä saataville (veloituksetta) käsiohjelma, lähtölistat ja tulokset, ratapiirrokset, kouluohjelmat ja taustatietoa seurastasi ja kilpailusta. Tunnetun henkilön pitämä avauspuhe tai muu materiaali kannattaa liittää lehdistömateriaaliin viimeistään samana päivänä, jolloin puhe pidetään.
Taustamateriaali urheilijoista, hevosista ja järjestelyistä on plussaa, samoin taustamateriaalin valokuvat vapaaseen käyttöön. Muistattehan aina ostaa kuvat kaikin oikeuksin ja merkitä selkeästi ketä kuva esittää sekä kenen ottama kuva on. Taustamateriaalissa käytettävät kuvat voi ottaa siten, että, sponsoreiden logot tai mainokset näkyvät taustalla.
Muut palvelut
Tarjoa toimittajille tilaisuus tutustua este-/maastorataan esimerkiksi ratamestarin johdolla ennen luokan alkua. Kouluratsastuskilpailuissa tarjoa mahdollisuus saada lajia tunteva henkilö kertomaan toimittajalle mitä radalla tapahtuu. Tarjoa toimittajille tilaisuutta haastatella kilpailijoita, seuran toimitsijoita, tuomareita, ratamestaria tai muita mielenkiintoisia henkilöitä.
6. LEHDISTÖTILAISUUDET
Mikäli lehdistön edustajia on paikalla, järjestä pääluokan jälkeen lehdistötilaisuus tai toimittajille mahdollisuus haastatella voittajaa, sijoittuneita tai muita kilpailijoita. Tilaisuuteen voi kutsua myös muita kiinnostavia ratsastajia, paikallisen menestyjän ja/tai suurimman yllättäjän. Kolme haastateltavaa on yleensä sopiva määrä. Päätuomari, ratamestari tai kilpailujen johtaja on usein myös hyvä haastateltava.
Kilpailijoille, joita tiedotustilaisuudet koskevat, pitää kertoa aika ja paikka, jotta he voivat olla oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Tiedoksi heille esim. palkintojenjaossa tai kuulutus asiasta.
7. ENNAKKOTIEDOTUS
Paikallistoimituksiin ja hevoslehdille kannattaa esitellä kilpailu ja kertoa siitä ennakkoon. Isoissa kisoissa voidaan järjestää tiedotustilaisuus ennakkoon, mutta useimmiten tiedotteet riittävät. Lähetä tiedotteita ennen kilpailuja sitä mukaa, kun järjestelyt etenevät ja tietoa/uutisoitavaa kisoista syntyy.
SRL:n viikkotiedote lähtee valtakunnalliseen lehdistöjakeluun maanantaisin. Kaikki kansalliset kilpailut ovat mukana tässä tiedotteessa. Kun haluat kertoa kilpailustasi enemmän kuin Kipasta käy ilmi, lähetä materiaali, jonka toivot mukaan osoitteeseen sonja.holma@ratsastus.fi viimeistään viikkoa aikaisemmin perjantaina. SRL hoitaa ennakkotiedotuksen myös STT:n urheilukalenteriin.
8. TULOSTIEDOTUS
Tulokset lähetetään lehdistömuodossa, juoksevana rivinä, kopioituna sähköpostin tekstikenttään. Älä lähetä liitetiedostoja. Toimitukset eivät käsittele taulukkomuotoisia tuloksia, eivätkä hae tuloksia nettisivuilta.
Aloita tulokset tärkeimmällä tai vaikeimmalla luokalla. Jatka vaikeusasteittain kohti helpompia. Näin tärkein luokka ei putoa pois, jos julkaisussa on tilaa vain esim. kahden luokan tuloksille. Muistathan päivittää tulokset myös Kipaan. Mikäli luokka on peruutettu, merkitään tulosluetteloon: Luokka x peruutettu.
Lähetä tulokset jokaisena kilpailupäivänä heti pääluokan päätyttyä. Mukaan kannattaa liittää lyhyt selostus luokasta: erityispiirteet, rata, olosuhteet, voittajan kommentteja sekä muuta merkittävää tietoa. Jos tieto on vaikea pukea jutun muotoon, sitä voi lisätä tulosten yhteyteen esim. ranskalaisilla viivoilla. Lähetä toimituksille lisäksi muut tiedot/tulokset/kuvat, joita he ovat pyytäneet.
Tulosten lähettäminen:
1. STT:lle + paikalliselle medialle sähköpostilla lehdistömuodossa, ei liitteitä, ei taulukkoja: sport@stt.fi + itse päivittämäsi paikallistoimitusten osoitteet.
2. Hevoslehdille sähköpostilla kansallisten luokkien tiedotteet + kaikkien luokkien tulokset lehdistömuodossa, ei taulukkoja:
• Hippos-lehti hipposlehti@ratsastus.fi
• Hevosurheilu-lehti hevosurheilu@hevosurheilulehti.fi , leena.alerini@hevosurheilulehti.fi
• Hevoset ja Ratsastus jutta.koivula@ratsastus.net , saara.haaslahti@gmail.com
• Hufvudstadsbladet ulla.lindgren@ratsastus.fi
• Tulosten ohella jutut, tiedotteet ym. ovat tervetulleita. Kirjoita tiedotteen alkuun kilpailun nimi, päivämäärä ja paikkakunta. Monipäiväisissä kilpailuissa merkitse minä päivänä mikäkin luokka on ratsastettu.
3. SRL julkaisee lehdistömuotoiset tulokset netissä, mikäli mukana on edes lyhyt tiedote kisasta: ratsastus@ratsastus.fi; sonja.holma@ratsastus.fi Liitto ei julkaise tai käsittele aluetuloksia!
Tulosluettelo:
Mitä tuloksista pitää käydä ilmi?
1. Otsikoksi ratsastuksen laji, esim. kansallista esteratsastusta tai ratsastusta / vikellys, valjakkoajo jne., jotta toimittajat tietävät mistä on kyse. Kertokaa mikä on pääluokka, se ei selviä itsestään
2. Kilpailun nimi, tarkka päivämäärä ja paikka
3. Luokan määritelmä/nimi lyhyesti ja ymmärrettävästi
4. Luokan arvostelu siten, että se selviää tavalliselle lukijalle: ei siis AM5 vaan esimerkiksi perusrata ja uusinta, aikaratsastus, ratsastus kahdessa vaiheessa, vaikeutuva esteratsastus ja jokerieste, pistemetsästys jne.
5. Koululuokissa ohjelman nimi kirjoitetaan auki (helppo A ei IIIA). Käytetään mahdollisuuksien mukaan yleisiä, ymmärrettäviä termejä, kuten vapaaohjelma, ei pelkkä kür.
6. Tuloksista on käytävä ilmi sijoittuneiden ja lähtöjen määrät.
7. Lisätkää tuloslistaan sijoittuneiden ratsastajien / seurojen kotipaikat STT:tä varten
8. Kun lähetätte tuloksia, sijoittakaa päivän vaikein luokka ylimmäksi ja muut luokat alenevassa järjestyksessä. Näin tärkein ei putoa pois mikäli julkaisun tila on rajallinen.
9. Muista lisätä tiedotteen loppuun, miten kilpailu mahdollisesti jatkuu seuraavana päivänä, pääluokat, aikataulut jne.
Tulosmalli
Kansallista esteratsastusta, Pohjanlinna, Pohjanlinnan Ratsastusseura 1.1.2013
Luokka 1, Prix de Pohjan Palkinto, 140 cm, perusrata ja uusinta. Sijoittui 5, lähti 20.
1) Matti Meikäläinen / Humma, Tampere 0-0/43,11 2) Tarja Taitava / Ruunake, Lohja 0-4/42,28 3) Kimmo Kilpailija / Heponen, Kirkkonummi 0-4/44,16.
Lisätietoja: kilpailun tiedottaja Tiina Tiedottaja, puh. 90 - 12345678.
HUOM! Tiedotusvälineisiin lähtevissä tuloksissa ei saa olla hevosten nimien ohessa kantakirjanumeroita tai alkuperämaiden lyhenteitä. Ratsastajan ja hevosen nimi erotetaan kauttaviivalla tai tavuviivalla.
Tiedotusvälineille koulu- ja kenttäratsastuksesta kirjoitetaan vain kokonaistulos, ei osakoe- tai tuomarikohtaisia tuloksia. Jälkimmäiset kiinnostavat vain hevosalan lehtiä. Kouluratsastustuloksessa mainitaan tulos vain prosentteina, koska pistemäärät eivät kerro lukijoille suorituksen laadusta. Väliaikatilanteessa mainitaan, että kyse on esim: Tilanne koulu- ja maastokokeen jälkeen.
• Paikallismediat erityisen tärkeässä roolissa
• Suunnittelu: mitä tehdään kisoissa ennen – aikana – jälkeen / kuka tekee
• Minne tehdään, mitä ja miten: tiedotteet, kuvat, tulokset, videoita
• Muistakaa pitää omat nettisivut ajan tasalla!
• Sosiaalisen median mahdollisuudet? Facebook, Twitter…?