SRL

Kerro kaverille:

Kilpailutiedottaminen

Valitkaa henkilö, joka vastaa ensisijaisesti seuran tiedottamisesta ja miettii, miten ja mihin tiedotetaan. Pohtikaa kenelle ja miksi seura tiedottaa. Kansallisiin kisoihin on sääntöjen mukaan valittava aina oma tiedottaja.

Hyvä tiedote vastaa seuraaviin kysymyksiin:

Mitä tapahtuu? Ratsastuskilpailut, kerro laji; este, koulu, kenttä... Voit myös selventää, millainen laji käytönnässä on.

Missä? Kerro tarkka paikka; osoite sekä ajo-ohjeet paikalle, tarvittaessa myös kartta.

Milloin? Päivämäärä ja kellonaika. Mielellään myös aika, jolloin kannattaa tulla tapahtumapaikalle, esim. pääluokkien arvioidut alkamisajankohdat.

On myös median vuoksi erittäin tärkeää, että kisojen aikataulu pitää. Jos pääluokka on viimeisenä ja aikataulu venyy, on kurjaa, jos tulokset eivät ehdi enää seuraavan päivän lehteen. Pääluokkat pitäisi saada aina päätökseen viimeistään klo 17.

Miksi? Jos kisoihin on joku erityinen "syy". "Kyseessä on ratsastusseura Polleporukan Ratsastajien 10-vuotisjuhlakisat" tai "Keski-Suomen alueen koulumestaruudet".

Kuka kilpailun järjestää?

Kuka vastaa median tiedusteluihin? Yksi tärkeimmistä kohdista tiedotteessa. Tuo selkeästi esille.
• Tiedottaja ja/vai kilpailunjohtaja? Mielellään molemmat, kunhan tiedotuslinjaus on sama ja kyseiset henkilöt tietävät asioista riittävästi. Jos et tiedä jotakin asiaa, ota selvää ja ota itse uudelleen yhteyttä mediaan tietojesi kanssa.
• Oheen riittävät puhelin ja sähköpostitiedot. On tärkeää, että mediat saavat mielellään ensiyrittämällä edes jonkun yhteyshenkilöksi nimetyistä kiinni.
• Tiedotteessa on myös hyvä mainita, jos kisoihin on vapaa pääsy.

Lisäarvoa tuovat asiat

• Erilainen tiedote eri medioille - lehdistön, tv:n ja radion vaatimukset ovat erilaiset.
esim. radioille tiedotteen tekstin olisi hyvä olla lyhyt ja napakka, jotta se on helppo lukea suoraan lähetyksessä. Muista myös eri medioiden päivyri ym. tapahtumapalstat, joille menee lyhyet tiedot tapahtumasta.
• Kuva lehdistön käyttöön
Jos seuralla on hyviä kuvia joko edellisistä kisoista tai jostakin ratsukosta, joka osallistuu kisoihin, niin sellaisen voi laittaa sähköpostin oheen. Kuvan täytyy kuitenkin olla riittävän suuri (resoluutio vähintään 200 pätee monissa lehdissä), ei etukäteissäätöä ellet osaa tehdä sitä vaatimusten mukaan.
• Juttuvinkit
Samaistu Matti Meikäläisen näkökulmaan; mitä hevosista ja ratsastuksesta tietämätön haluaisi lehdestä lukea ja tietää. Paikallisen seuran edustajat ja "julkkikset" ovat aina kiinnostavia. Myös eri näkökulmat: talkootyö, hevosen ja ratsastajan kisapäivä ym. Erilaiset tempaukset, kuten naamiasratsastukset tai hiihtoratsastuskisat, voivat kiinnostaa mediaa.

Tiedotussuunnitelma

Laadi etukäteen alueesi medioista ajanmukainen yhteystietolista sähköpostiosoitteineen. Liitosta saa listat valtakunnan ja hevosalan medioiden yhteistiedoista. Tarvitset näitä myös tuloksien lähettämiseen. Sähköposti on nopea ja vaivaton. Tiedote paperilla ja puhelin ovat myös käyttökelpoisia.

Eritasoisten kilpailujen tiedottaminen

Pohdi millä tasolla minkäkinlainen tiedottaminen on järkevää.
I-tason kilpailut => paikallislehdet
II-tason kilpailut => paikallislehdet, maakuntalehdet ja muut maakuntamediat, kuten paikallisradiot.
III -V-tason kilpailut => paikallislehdet, maakuntalehdet, radio ja tv (paikalliset), valtakunnan mediat (kuten STT, Yle, Helsingin Sanomat), hevosalan julkaisut (kuten Hevosurheilu, Hevoset ja Ratsastus), Suomen Ratsastajainliitto, Hippos, nettisivut

Tiedottaminen tapahtumapaikalla

• Tiedottajan tulee olla kisoissa median käytettävissä
• Lehdistölle varataan mielellään oma parkkitila (jos tilaa on vähän). Mahdollisuuksien mukaan myös kahvitus, ruokailu tms.
• Valokuvaamista kannattaa miettiä varsinkin koulukisojen osalta. Missä on riittävän hyvä paikka, johon kuvaaja voi mennä kuvansa ottamaan, vai saako kuvia ottaa mistä vain. Estekisoissa ratamestarin kanssa on sovittava ennakkoon paikka, missä kuvia otetaan radalla, mikäli siihen on tarvetta.
• Selkeä viitoitus kisapaikalle on tärkeää myös medialle.
• Liitolta saa tiedotustoiminnan tueksi mm. ohjeita kriisitiedotukseen, kuuluttamiseen sekä muuta tiedotustukea.

Tulosten toimittaminen

Toimita tulokset aina mahdollisimman pian ja tarkista, ettei niissä ole virheellisyyttä.

Tulosten toimitus yleismedioihin:

• Selkeät ja ymmärrettävät, niin että epäselvyyttä ei tule.
• Osoita, mitkä ovat tuloksien pääluokat (liitto suosittaa, että STT:lle ja paikalliselle medialle lähetettäisiin vain 1-2 pääluokan tulokset)
• Pelkät kokonaispisteet ja prosenttiluku (ei eriteltynä tuomareittain).
• Tiedotusvälineisiin lähtevissä tiedotteissa ei saa olla hevosen nimen perässä kantakirjanumeroita tai alkuperämaan lyhenteitä. Vain sijoittuneet mainitaan.
• Voit laatia oheen napakan jutun tai lyhyen selvityksen siitä, miten kisat meni, paljonko oli yleisöä ja lähtöjä. Samaan voi kysyä mahdolliset kommentit voittajilta (miten valmistautui, miten tästä eteen päin, tavoitteet, millainen hevonen ko. voittajalla oli, millainen taso kisoissa jne.), jos medialta ei omaa toimittajaa paikalla.
• Jos käytät liitetiedostoa, laita samat tiedot myös varsinaiseen sähköpostipohjaan.
• Oheen aina yhteystiedot, josta voi kysyä lisätietoja.

Tulokset hevosalan julkaisuihin:

Täydelliset tulokset kaikkine tietoineen ja lukuineen. Tarkemmat ohjeet liitosta.

Tiedottamisen onnistumisen jälkiseuranta

• Miten ja minne tiedotettiin
• Missä onnistuttiin ja missä epäonnistuttiin
• Kuinka hyvin tiedotus meni läpi
• Parantamisehdotukset seuraavaan kertaan
• Hyväksy, että aina tiedotteet eivät mene läpi
• Jos annat negatiivista palautetta jälkikäteen, varmista, ettei vika ole ollut tiedotustavassasi.