Nyt kun SRL:n uusi hallitus on toiminut runsaan kuukauden, avoimuuteen kohdistuvat odotukset ovat korkealla. Seurat, urheilijat, vapaaehtoiset, talliyrittäjät, liiton työntekijät, yhteistyökumppanit ja media odottavat tietoa siitä, mihin suuntaan liittoa johdetaan, millä perusteilla ratkaisuja tehdään ja miten päätökset vaikuttavat ratsastuksen arkeen. Jokaisella ryhmällä on omat tarpeensa ja oma käsityksensä siitä, mitä avoimuus käytännössä tarkoittaa.

Mitä avoimuus sitten käytännössä tarkoittaa liiton hallituksen työssä? Se ei tarkoita kaiken kertomista. Hallitustyöhön liittyy sitkeä väärinkäsitys: jos hallitus ei julkaise kaikkea keskustelemaansa, se ei muka toimi avoimesti. Vastuullinen avoimuus ei kuitenkaan tarkoita kokoushuoneen seinien muuttamista lasiksi tai sisäisen keskustelun avaamista sellaisenaan julkisuuteen. Se tarkoittaa kykyä erottaa päätökset valmistelusta, henkilötiedot julkisista tiedoista sekä luottamukselliset neuvottelut asioista, joista voidaan ja pitää kertoa. Yhtä tärkeää on viestiä oikeaan aikaan ja niin tarkasti, että päätösten perusteet ja vaikutukset tulevat ymmärretyiksi.

Yhdistyslain mukaan hallituksen on hoidettava yhdistyksen asioita huolellisesti lain, yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyksen päätösten mukaisesti. Sen on myös huolehdittava siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Lisäksi hallitus edustaa yhdistystä eri yhteyksissä.

Yhdistyslaki ei tee hallituksen kokouksista julkisia eikä anna jäsenille yleistä oikeutta saada hallituksen pöytäkirjoja kokonaisuudessaan. Hallitus voi silti kertoa päätöksistään paljon laajemmin kuin lain vähimmäistaso edellyttää. Se voi avata päätösten tavoitteita, vaikutuksia, aikatauluja, vaihtoehtoja ja jatkotoimia.

Sen sijaan hallitus ei voi vastuullisesti julkistaa esimerkiksi suojattuja henkilötietoja, yksittäisiä henkilöstöasioita tai luottamuksellisia sopimus- ja neuvottelutietoja. Julkaisematta on jätettävä myös aineisto, jonka julkistaminen loukkaisi toisen osapuolen oikeuksia tai aiheuttaisi perusteetonta haittaa liitolle. Avoimuuden rinnalla hallituksen on huolehdittava myös esteellisyyksistä ja päätöksenteon asianmukaisuudesta.

Sidosryhmien odotukset ovat erilaisia ja voivat olla osin ristiriitaisia. Jäsenseurat ja -tallit tarvitsevat ennakoitavaa tietoa päätöksistä, jotka vaikuttavat niiden talouteen, kilpailutoimintaan, koulutuksiin tai vapaaehtoistyöhön. Henkilöstön on voitava kuulla itseään koskevista asioista ennen niiden julkistamista. Yhteistyökumppanit odottavat luotettavuutta ja sovitun luottamuksellisuuden kunnioittamista. Media puolestaan tarvitsee tosiasioita, taustatietoa ja tavoitettavia vastuuhenkilöitä. Hyvä viestintä tunnistaa nämä erilaiset tarpeet, mutta ei lupaa kaikille samaa tietoa samanaikaisesti.

Avoimuus ei synny tiedotteiden määrästä vaan viestinnän ennakoitavuudesta, rytmistä ja rakenteesta. Elokuun viimeisenä päivänä valittu hallitus sopi, että jokaisesta varsinaisesta kokouksesta julkaistaan tiivistetty tiedote liiton verkkosivuilla seuraavana työpäivänä. Näin haluamme vastata kentän tarpeeseen saada päätöksistä tietoa nykyistä nopeammin. Tiedote ei korvaa pöytäkirjaa tai muistiota eikä sisällä kaikkia kokouksessa käsiteltyjä asioita. Sen tehtävänä on kertoa nopeasti päätöksenteon olennaisista tuloksista.

Kun kokouspöytäkirja on valmistunut, jokainen hallituksen jäsen hyväksyy sen henkilökohtaisesti. Pöytäkirjan pohjalta laaditaan julkinen muistio, joka on kokouksen jälkeen julkaistavaa tiedotetta yksityiskohtaisempi. Muistio julkaistaan liiton verkkosivuilla aiemman käytännön mukaisesti.

Suomen Ratsastajainliiton hallituksen tehtävä ei ole viestiä kaikesta kaikille, vaan johtaa liittoa vastuullisesti ja tehdä päätöksenteosta riittävän näkyvää. Laki määrittää toimivallan ja osan rajoista; hyvä hallinto ja viestintä määrittävät kunnianhimon tason. Paras avoimuus ei riko luottamuksellisuutta eikä tyydy juridiseen minimiin. Se auttaa jäsenistöä ymmärtämään ja arvioimaan päätöksiä sekä osallistumaan liiton toimintaan sen demokraattisten rakenteiden kautta. Luottamusta ei rakenneta kertomalla kaikkea, vaan kertomalla olennainen johdonmukaisesti, perustellusti ja oikeaan aikaan.

Suomen Ratsastajainliiton hallituksen puolesta

Merja Alastalo
varapuheenjohtaja