Tapahtumat käynnistyivät kaksi päivää ennen kevätkokousta, kun tilintarkastusraportista ja toiminnanjohtajan selonannosta kävi ilmi, että Ratsastajainliitolta on jäänyt saamatta yli 330 000 euroa valtionavustusta maa- ja metsätalousministeriön myöntämän erityisavustuksen maksatushakemusten toimittamisessa tapahtuneiden laiminlyöntien vuoksi vuosilta 2023 ja 2024.

SRLn hallituksen tehtävänä on edistää tarkastusta, mutta samalla sen on huolehdittava, että tarkastus tehdään lainsäädäntöä ja tarvittavaa salassapitoa noudattaen. Hallitus tai tarkastusryhmä eivät ole toisiinsa nähden alisteisia, vaan molemmat toimivat yhdistyskokouksen tahtoa toteuttaen. Kummankin tulee palvella jäsenistön etua parhaalla mahdollisella tavalla näissä olosuhteissa ja lainsäädäntöä noudattaen.

Tapahtuneen huolellinen selvittäminen on tärkeää ja kaikkien Ratsastajainliiton jäsenten yhteinen etu. On varmistettava, että vastaavanlainen tapahtumakulku ei ole jatkossa mahdollinen. Samalla on erittäin tärkeää edetä tapahtumien selvityksessä huolella ja harkiten niin, että selvitys tehdään yhdistyslain ja muun lainsäädännön mukaisesti.

Kun tehtävä suoritetaan oikeellisesti ja vastuullisesti saadaan lopputuloksena luotettava ja käyttöarvoltaan asianmukainen raportti jatkokokouksen käsiteltäväksi.

Askel askeleelta eteenpäin

Samaan aikaan on erittäin tärkeää varmistaa SRL:n toiminnan jatkuvuus parhaalla mahdollisella tavalla yhdistyksen kaikissa tehtävissä ja pyrkiä minimoimaan tapahtumista johtuvat vahingot sekä tällä hetkellä että tulevaisuudessa.

Odottaessamme tarkastustyöryhmän raporttia, toivomme rakentavaa ja vastuullista keskustelukulttuuria. Pyydämme kaikkia pidättäytymästä syyttelystä, spekulaatiosta ja yleisestä kaaoksen tunnun luomisesta. Noudattakaamme oikeusvaltion periaatteita; selvitetään tapahtumat, niihin johtaneet syyt ja arvioidaan sen jälkeen seuraukset ja toimenpiteet. Yhteisesti ja demokraattisesti.

Toivomme, että meitä kaikkia yhdistää ja motivoi halu ajaa yhteistä asiaa.

Meitä sitoo yhdistyslaki - Tarkempaa juridiikkaa tarkastukseen liittyen

Ratsastajainliiton hallitus on lain edessä yhdistyksen toimivaltainen ja vastuullinen tietojen luovuttaja. Hallitus ei arvioi tarkastuksen tarpeellisuutta tai sisältöä. Arvioinnin kriteerinä on se, liittyykö tietopyyntö talouden tai toiminnan tarkastamiseen annetun mandaatin mukaisesti ja voidaanko kulloinkin kyseessä olevat tiedot luovuttaa tietosuojan ja luottamuksellisuuden säilyessä. Hallitus toteuttaa yhdistyskokouksen päätöstä täytäntöön panijana ja dokumentoi mitä tietoja se luovuttaa, kenelle, milloin, miten ja millä perusteella.

Jos tarkastusryhmä katsoo tarvitsevansa tiettyä aineistoa tehtävänsä suorittamiseksi, sen tulee yksilöidä pyydetty tieto tai asiakirjakokonaisuus, perustella kirjallisesti, miten tieto liittyy annettuun mandaattiin eli talouden tai toiminnan tarkastamiseen ja tarvittaessa osoittaa, ettei pyyntö ylitä annetun mandaatin rajoja.

Tarkastustyöryhmällä ei ole omaa oikeutta määritellä tiedonsaantinsa laajuutta, vaan tietojen luovuttamisesta päättää yhdistyksen hallitus, koska se on yhdistyslain 35 §:n mukainen yhdistyksen toimielin, joka hoitaa yhdistyksen asioita ja vastaa yhdistyksen taloudesta, hallinnosta ja asiakirjoista.

Jos hallitus ja tarkastustyöryhmä eivät pääse yksimielisyyteen, vaihtoehtona on, että hallitus luovuttaa tiedot rajoitetussa tai rajatussa muodossa, mikäli tämä mahdollistaa tarkastuksen jatkumisen. Tarvittaessa voidaan käyttää tietojen anonymisointia ja osittaista peittämistä.

Viime kädessä tietojen luovuttamisesta voi päättää yhdistyksen kokous, jossa esimerkiksi työryhmän mandaattia voidaan huomattavasti tarkentaa.

Hallituksen tehtävänä on arvioida pyydetyn aineiston luovutusta suhteessa tarkoitussidonnaisuuteen, tarpeellisuuteen ja suhteellisuuteen sekä tietosuojaan ja luottamuksellisuuteen. Hallitus taas ei saa arvioida tarkastuksen sisältöä tai suuntaa, tarkastustyöryhmän motiiveja tai tarkastuksen tarpeellisuutta yhdistyksen näkökulmasta.

Hallituksen tehtävänä on varmistaa, että selvitystyö toteutetaan yhdistyslain ja tietosuojasääntelyn mukaisesti, on taloudellisesti ja hallinnollisesti hallittua, ja tuottaa luotettavan ja merkityksellisen lopputuloksen koko jäsenistölle.

Henkilötietojen osalta vastuu korostuu

Yhdistyksen hallitus vastaa myös henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasääntelyn noudattamisesta näiden osalta yhdistyksen toimiessa rekisterinpitäjänä (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, GDPR 4 artikla 7 kohta ja 5 artikla).

Henkilötietojen osalta vastuu korostuu, koska yhdistys on henkilötietojen rekisterinpitäjä. Henkilötietoja saa luovuttaa vain, jos luovutukselle on laillinen käsittelyperuste (GDPR 6 artikla) ja vain välttämättömässä laajuudessa (GDPR 5 artiklan 1 kohdan c alakohta, tietojen minimointi).

Yhdistyksen hallitus ei luovuttaa henkilötietoja, ellei tietojen tarve ole yksilöity, yhteys työryhmälle annettuun tarkastustehtävään ole selkeä ja yhdistyksen kokous ole antanut tähän riittävää mandaattia.

Hallitus käyttää rekisterinpitäjän toimivaltaa ja sillä on velvollisuus pyytää täsmentämään, mihin tarkoitukseen tietoja tarvitaan (GDPR 5 artiklan 1 kohdan b alakohta, tarkoitussidonnaisuus), rajata luovutettavia henkilötietoja sekä kieltäytyä perusteettomista tai ylimitoitetuista tietopyynnöistä.

Lähtökohtaisesti salassa pidettäviä ovat esimerkiksi henkilötiedot (työntekijät, vapaaehtoiset, luottamushenkilöt), palkka-, sopimus- ja työsuhdetiedot, muut tiedot, joiden luovuttamiseen ei ole laillista käsittelyperustetta. Taloudellisia kokonaisuuksia, rakenteita ja periaatteita voidaan tarkastella läpinäkyvästi ilman, että yksittäisiä henkilöitä koskevia tietoja paljastetaan.

Toiminnantarkastajan rooli

Toiminnantarkastaja saa uudessa tarkastustyöryhmässä käyttää hyväkseen niitä tietoja, joista on jo raportoitu yhdistyksen kokoukselle.

Muita henkilötietoihin liittyviä asiakirjoja tai tietoja ei saa käyttää uudessa tarkoituksessa ilman laillista käsittelyperustetta, koska GDPR:n 5 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukainen tarkoitussidonnaisuuden periaate kieltää henkilötietojen käyttämisen myöhemmin muuhun tarkoitukseen.

Toiminnantarkastajan salassapitovelvollisuus jatkuu eli hän ei saa paljastaa aiemmin toiminnantarkastajana tietoonsa saamia luottamuksellisia tietoja. Sen sijaan tiedonsaantioikeus toiminnantarkastajana ei jatku toiminnantarkastustehtävän päättymisen jälkeen.

Toiminnantarkastaja on jäävi tarkastamaan omaa toimintaansa tarkastustyöryhmän jäsenenä. Toiminnantarkastaja voi olla tarkastustyöryhmän jäsen ja osallistua muuhun tarkastukseen, kunhan jääviys rajataan tarkasti, osallistuminen omaa toimintaa koskeviin asioihin estetään ja menettely kirjataan avoimesti. 

Raportti luovutetaan liittokokoukselle

Selvitystyöryhmän raportti tulee luovuttaa yhdistyksen kokouksen puheenjohtajalle ja liitettäväksi kevätkokouksen jatkokokouksen kutsun materiaaleihin. Raportti ei saa sisältää henkilötietoja. Kaikki selvitystyöryhmän edustajat ovat tehtävässään salassapitovelvollisia tietosuojasääntelyn ja allekirjoittamansa salassapitosopimuksen mukaisesti.

Yhdistyslaki Finlex: LINKKI