Warma-Lehtisen lausunto koskee tarkastusryhmän hänelle esittämän kysymyksenasettelun mukaisesti vain sitä, onko olemassa tietosuojasääntelyyn perustuva este henkilötietojen luovutukselle. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että muiden luottamuksellisten tietojen luovutus olisi kokonaisuutena sallittua.

Lausunto ei ota kantaa muihin olennaisiin seikkoihin, kuten tarkastusryhmän riippumattomuuteen tai esteellisyyksiin, liikesalaisuuksiin, luottamuksellisuus- ja salassapitovelvoitteisiin tai sopimusoikeudellisiin rajoituksiin. 

Lisäksi, kuten Warma-Lehtisenkin lausunnossa todetaan, henkilötietojen käsittely edellyttäisi SRL:n ja tarkastustyöryhmän välistä GDPR:n 28 artiklan mukaista kattavaa henkilötietojen tietojenkäsittelysopimusta, josta ei ole tarkastusryhmän kanssa päästy edes aloittamaan keskustelua. Tarkastustyöryhmä ei ole tähän asti nähnyt tarpeelliseksi tietojen luovuttamiseen liittyvää aloituspalaveria eikä ole suostunut allekirjoittamaan edes suppeampaa salassapitosopimusta muista luottamuksellisista tiedoista.

Lausunto vastaa siis kyllä tarkastusryhmän Warma-Lehtiseltä kysymiin rajattuihin kysymyksiin, mutta ei ratkaise kokonaisuutena, voidaanko luottamuksellisia tietoja luovuttaa tarkastusryhmälle.

Hallitus on luovuttanut asiakirjoja työryhmän puheenjohtajalle

Koska hallitus ei voinut hyväksyä työryhmän pääosin yliviivattua esitystä salassapitosopimuksesta, se on luovuttanut tietopyyntöjen asiakirjoja työryhmän puheenjohtaja Håkan Wahlmanille. Hän on oikeutettu ottamaan ja tarkastamaan asiakirjoja datahuoneessa sekä samalla huolehtimaan tietojen käyttämisen ja mahdollisen jatkoluovuttamisen lain- ja tarkoituksenmukaisuudesta huomioiden tarkastusryhmän jäsenten esteellisyydet.

”Kuten hallitus on jo aiemmin todennut, se haluaa ja sen tuleekin edistää tarkastusta. Toisaalta hallituksen tulee huolehtia tietojen antamisen ja käsittelyn lainmukaisuudesta”, korostaa jälleen hallituksen puheenjohtaja Marjukka Manninen.

Hallitus totesi, että koska lainsäädännöllisistä syistä tietoja ei voida luovuttaa ryhmälle laajemmin ja jos työryhmän tuottama raportti ei kevätkokouksen näkemyksen mukaan tuota tietoa, jota se tarkastuksesta päättäessään halusi, hallitus tulee esittämään kevätkokoukselle erityistilintarkastuksen teettämistä riippumattomalla toimijalla. Kevätkokous valitsee toimijan, jolla erityistilintarkastus teetetään. Hallitus on konsultoinut juristia erityisesti tietojenluovutus- ja esteellisyyskysymyksissä.

Toiminnantarkastajan rooli

Hallitus nostaa esiin muutaman asian liittyen toiminnantarkastajan ja tarkastustyöryhmän puheenjohtajan Håkan Wahlmanin rooliin. Hän on toiminut toiminnantarkastajana vuosina 2021-2026 sekä tarkastustyöryhmän jäsen ja puheenjohtaja. Tämä vaatii normaalia enemmän tarkkuutta, jotta tarkastuksen riippumattomuus ja uskottavuus säilyvät.

Tarkastustyöryhmän puheenjohtajalla on keskeinen rooli siinä, miten hallitukselta saadut tiedot välitetään muille työryhmän jäsenille. Tässä on huomioitava erityisesti se, että kukaan ryhmän jäsenistä ei arvioi omaa aiempaa toimintaansa, mahdolliset muut esteellisyydet tunnistetaan ajoissa ja kaikilla työryhmän jäsenillä on mahdollisuus toimia riippumattomasti. Lisäksi on tärkeää, että tietoja käsitellään vain tarkastustarkoitukseen ja siten, ettei niiden jakaminen tai käyttö vaaranna tarkastuksen puolueettomuutta. Tarkoituksena ei ole hankaloittaa työtä, vaan varmistaa, että tarkastusprosessi kestää tarkastelun kaikista suunnista.

Hallitus haluaa tuoda esiin, ettei erittäin ikävä kahtiajaon ilmapiiri ole hyväksi lajillemme, eikä luo tulevaisuudelle suotuisia odotuksia. Tilanteen selvittämisen ja toiminnan jatkamisen tulisi tässä tilanteessa olla kaikkien tavoite ja tahtotila. Kuten myös vahinkojen minimointi lajin maine mukaan lukien. Jatkuva maalittaminen on ollut erittäin kuormittava ja epämiellyttävä kaikille, myös harrastajille ja vapaaehtoisille.

Mistä on kyse?

MMM:n myöntämän erityisavustuksen maksatushakemusten laiminlyöntien vuoksi Ratsastajainliitolta jäi saamatta yli 330 000 euroa valtionavustusta vuosilta 2023–2024. Vakava virhe tuli ilmi SRL:n hallitukselle ja jäsenistölle 17.4.2026, vain kaksi päivää ennen kevätkokousta.

Silloinen toiminnanjohtaja Jukka Koivisto ilmoitti kantavansa vastuun tekemistään virheistä, pyysi anteeksi ja irtisanoutui. Vastaavaksi toiminnanjohtajaksi nimitettiin SRL:n hallinto- ja kehityspäällikkö Kaisa Kähö.

Kokousedustajat päättivät kevätkokouksessa 19.4.2026, että vuoden 2025 tilinpäätöstä käsitellään jatkokokouksessa viimeistään kesäkuun 2026 loppuun mennessä. Samalla he valtuuttivat neljän liiton jäsenyhteisöjen jäsenen työryhmän tarkistamaan yhdistyksen taloutta ja laatimaan raportti jatkokokousta varten. Kevätkokouksessa työryhmälle ei määritelty budjettia eikä toimeksiannon tarkkaa sisältöä. SRL:n vastaava toiminnanjohtaja on ehdottanut useasti palaveria tilannekuvan sekä tarkastuksen laajuuden ja muiden reunaehtojen määrittelemiseksi.

Jatkokokouksessa kuullaan työryhmän raportti sekä käsitellään vuoden 2025 tilinpäätös, hallituksen vastuuvapaus ja muut kevätkokouksen esityslistalla olleet sääntömääräiset asiat.

Hallituksen kommentteja Warma-Lehtisen lausuntoon

Warma-Lehtisen lausunnossa mainitaan useita eri sopimustyyppejä; tietojenkäsittelysopimus, tietosuojasopimus ja salassapitosopimus. SRL on vaatinut tarkastusryhmän jäseniltä nimenomaan salassapitosopimuksen allekirjoittamista, joka koskee kaikkea luottamuksellista tietoa, ei vain henkilötietoja.

Hallituksen esittämät ehdot eivät välttämättä ole niin tavanomaisia vain henkilötietoja koskevissa tietosuojasopimuksissa, mutta kaikkia luottamuksellisia tietoja koskevissa salassapitosopimuksissa ne sen sijaan ovat. Nimenomaan salassapitosopimus on puheena olevassa tapauksessa olennainen, koska SRL:llä on hallussaan myös paljon muuta luottamuksellista tietoa kuin henkilötietoja, kuten liikesalaisuuksia ja sopimuksia.

SRL on pyytänyt tarkastusryhmän jäseniä allekirjoittamaan ensi vaiheessa nimenomaan kaikkea luottamuksellista tietoa koskevan salassapitosopimuksen. Ei siis vain pelkkien henkilötietojen käsittelyyn liittyvää tietosuojasopimusta, jolle on aivan erilaiset GDPR:n 28 artiklasta tulevat tarkemman tason vaatimuksensa.

Tarkastusryhmä ei ole suostunut edes suppeamman salassapitosopimuksen allekirjoittamiseen eikä aloituspalaverin pitämiseen, jossa olisi voitu päästä edes keskustelemaan muiden luottamuksellisten tietojen tai henkilötietojen luovuttamisen yksityiskohdista. 

Henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus eli tietosuojasopimus/tietojenkäsittelysopimus

Kuten Warma-Lehtisen lausunnossakin todetaan, jos tarkastusryhmän jäsenet käsittelisivät henkilötietoja yhdistyksen lukuun, on heillä oltava GDPR:n 28 artiklan mukainen tietojenkäsittelysopimus.

Jos julkiset tai muut luottamukselliset tiedot eivät olisi tarkastusryhmälle riittäviä ja heidän olisi välttämätöntä saada nimenomaan henkilötietoja, sopimuksessa tulee erityisesti sopia useasta kohdasta:

• käsittelijän tulee käsitellä tietoja vain rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti
• käsittelijät ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapito
• käsittelijän tulee huolehtia riittävästä tietoturvasta
• noudattaa ehtoja mahdollisten alihankkijoiden käytössä
• auttaa rekisterinpitäjää rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa ja velvoitteiden täyttämisessä
• ilmoittaa tietoturvaloukkauksista
• palauttaa tai poistaa tiedot sopimuksen päättyessä
• mahdollistaa valvonta ja auditoinnit.

Koska tarkastusryhmä ei ole suostunut allekirjoittamaan muitakaan luottamuksellisia tietoja koskevaa suppeampaa salassapitosopimusta eikä keskustelemaan tietojen luovuttamisen tarkemmista yksityiskohdista, keskustelua henkilötietojen käsittelystä ei olla päästy vielä aloittamaankaan.

Tietojen luovuttamisen esteet

Tarkastusryhmä on kysynyt Warma-Lehtiselta ainoastaan, onko lausunnossa listattujen asiakirjojen luovuttamiselle tietosuojasääntelyyn liittyviä esteitä. Lausunnossa listatut asiakirjat ovat taloudellisia ja hallinnollisia asiakirjoja ja sisältävät vähän tai ei lainkaan henkilötietoja, jolloin tietosuojasääntely ei pääsääntöisesti voikaan olla niiden luovuttamisen esteenä.

Esteenä asiakirjojen luovuttamiselle ainakin ilman asianmukaista salassapitosopimusta saattaa kuitenkin olla asiakirjojen sisältöön liittyvä muu syy, kuten tilintarkastajien tekemät nyt tehtävään tarkastukseen liittymättömät havainnot, liikesalaisuudet, sopimusehdot tai asiakirjojen laatijoiden tekemä luottamuksellisuusluokittelu. Kaikki nämä luovutuksen esteet ovat muita kuin lausunnossa kysytty tietosuojasääntely.

Osa tarkastusryhmän lausuntoa varten listaamista asiakirjoista on lähtökohtaisesti julkisia ja tarkastusryhmälle jo luovutettuja, mutta koska niissä saattanut olla joitain liikesalaisuuksia tai henkilötietoja, nämä tarvittavat yksittäiset kohdat on salattu ennen luovutusta, koska osapuolten välillä ei ole voimassa olevaa salassapitosopimusta tai henkilötietojen käsittelysopimusta. 

Tarkastusryhmä ei ole kysynyt lausuntoa varten myöskään tarkastusryhmän jäsenten riippumattomuuden vaarantumiseen tai esteellisyyksiin (omien toimien tarkastaminen, olemassa olleet toimeksiantosuhteet ja muut sopimussuhteet, henkilösuhteet tms.) liittyvistä tietojen luovuttamisen esteistä. Hallitus joutuu kuitenkin tietoja luovuttaessaan ottamaan huomioon myös kyseisen kaltaiset seikat. 

Koska lausuntoa varten tehty kysymyksenasettelu on tehty vain tietosuojasääntelyn noudattamisen ja henkilötietojen luovuttamisen näkökulmasta, ei lausunto ymmärrettävästi anna vastauksia edellä kuvattuihin lukuisiin muihin tietojen luovuttamisen esteisiin. Osa näistä olisi ratkaistavissa asianmukaisilla salassapito- ja tietojenkäsittelysopimuksilla, joita ei ole kuitenkaan saatu voimaan osapuolten välille.