Negatiiviset uutiset kiinnostavat aina enemmän kuin positiiviset. Kriisejä syntyy helposti, ja somen välityksellä uutiset leviävät reaaliajassa. Myös huhut ja väärät tiedot leviävät samaa vauhtia.

Kun kriisi iskee, toimi ripeästi. Tee ensin tilanneanalyysi kriisiä hoitavassa tiimissä, joka on ennalta määrätty. Tähän sopii hyvin oma kriisiviestinnän Whatsapp-ryhmä.

On oleellista saada nopeasti tarvittavat faktat. Mikäli tämä viivästyy, vastaa medialle proaktiivisesti ”Tutkimme asiaa ja palaamme mahdollisimman pian”.

Hoida ensin sisäinen viestintä, sitten ulkoinen. Ota myös yhteys Ratsastajainliiton viestintään, jossa autetaan tiedottamisessa ja seurannassa.

Vain ennalta määrätty henkilö antaa lausuntoja aiheesta. Muu henkilöstö ei kommentoi aihetta toimittajille, kavereille eikä sosiaalisessa mediassa.

Tiedota proaktiivisesti ja rehellisesti, mutta vain tarvittavat faktat. Muista tilanteen jatkuva seuranta ja jälkihoito. Mitä tilanteesta voi oppia?

Kriisivalmius

• Kuka omassa seurassa tai tapahtumassa vastaa kriisiviestinnästä?
• Rikosasioissa tiedottaa poliisi tai syyttäjä. Sairastapauksissa ja loukkaantumisissa uhrin voinnista uhri tai uhrin omaiset – heidän luvallaan asiasta voi tiedottaa esim. kisapaikalla lyhyesti ja asiallisesti.
• Mitkä asiat ovat kriisejä?
  • onnettomuudet ja tapaturmat
  • rikokset ja väärinkäytökset, kuten dopingiin, talouteen, johtamiseen tai henkilöihin liittyvät ongelmat
  • eläinten hyvinvointiin liittyvät ongelmat
  • ulkoiset hyökkäykset, mustamaalaus, somekohu
  • poikkeamat ympäristö- ja vastuullisuusasioissa
  • Ennakointi, riskien tiedostaminen, toimintatapojen suunnittelu ja harjoittelu parantavat kriisivalmiutta.

Kriisitiedottamisen periaatteet

• pahoittele aina tapahtunutta riippumatta siitä, kenen syy tilanne on tai mikä sen on aiheuttanut
• kerro tosiasiat viivyttelemättä ja avoimesti
• muista vastuullisuus, empatia ja myötätunto, älä vähättele – korjaa kuitenkin virheet ja pysy totuudessa
• ole rakentava ja rauhallinen, älä selittele, spekuloi tai syyttele
• korosta aina, että asia on otettu vakavasti, asiaa selvitetään ja toimenpiteisiin on ryhdytty
• jos ei ole muuta tietoa, kerro, miten asia etenee. Koska ja keneltä saa myöhemmin lisätietoa
• hoida kriisinhallinta, hanki tarvittaessa kriisitukea osallisille, seuraa tilannetta ja panosta tilanteen jälkihoitoon
• kerro, miten vastaava tilanne jatkossa vältetään

Kuulutus kriisitilanteessa

Kun tapahtumassa käy onnettomuus, on kuuluttajalla tärkeä rooli yleisön, vapaaehtoisten ja ratsastajien informoinnissa, ohjeistamisessa ja rauhoittamisessa. Hiljaisuus voi tuntua painostavalta ja saa ihmiset huolestumaan ja spekuloimaan tapahtumia. On tärkeä antaa rauhallisesti ja lyhyesti oikeaa tietoa ja ohjata toimintaa. Mieti myös, onko musiikin soittaminen, ja millaisen musiikin, tilanteessa sopivaa.

Esimerkkejä kuulutuksista, jos ratsukko loukkaantuu radalla tai verryttelyssä:

• Ratsukon suoritus on keskeytynyt tapaturman vuoksi. Pyydämme lääkäriä/eläinlääkäriä paikalle.
• Lääkäri/eläinlääkäri on paikalla ja ratsastaja/hevonen saa apua. Tiedotamme lisää mahdollisimman pian.
• Pyydämme yleisöä siirtymään kauemmaksi tapahtumapaikasta ja antamaan avustajille työrauhan.
• Pyydämme, ettei tilannetta valokuvata tai videoida. Pyydämme, etteivät katsojat julkaise kuvia ja kerro tapahtumista sosiaalisessa mediassa. Pyydämme kaikkia kunnioittamaan ratsastajan/hevosen omistajan ja omaisten yksityisyyttä.
• Tapahtuneesta tiedotetaan pian tapahtuman/Ratsastajainliiton nettisivuilla/Facebookissa.
• Ratsastaja viedään sairaalaan lisätutkimuksiin. Kilpailu jatkuu kello xx.xx/kilpailua ei tuomariston päätöksellä jatketa. Julkaisemme lisätietoa tapahtuman nettisivuilla myöhemmin tänään.

Ratsastajasta/hevosesta voi kertoa positiivisen uutisen myöhemmin heidän luvallaan. Tuomariston puheenjohtajan ja kilpailun järjestäjän tulee pitää kuuluttaja ajan tasalla, jotta hän osaa välittää oikeaa informaatiota ja ohjeita. Kuuluttajan ohjeilla on suuri merkitys siihen, miten paikalla olijat kokevat onnettomuuden hoidon sujuneen.

Jos tapahtumaa nettistriimataan (ClipMyHorse), on tärkeää heti varmistaa, ettei onnettomuutta kuvata, ja tiedottaa Havenin tiimiä tapahtumien etenemisestä. Samalla tavalla nettikatsojat jäävät odottamaan tietoa tapahtumista, ja oikealla, napakalla infolla saadaan katkaistua huhuilta siivet myös lähetyksen välityksellä.

Medialle kertominen

• tiedotusvälineille kannattaa kertoa ensimmäiseksi itse, aloitteen tekeminen viestii vastuun kantamisesta, ja antaa mahdollisuuden ohjata uutisointia oikeaan suuntaan
• esittele itsesi ja kerro tosiasiat, se riittää
• uhrin nimeä ei saa ilmoittaa ilman uhrin tai omaisten lupaa
• muista yksityisyydensuoja eli terveydentilasta tms. ei ole lupa kertoa ilman asianomistajan tai omaisten lupaa tai hevosen kohdalta ilman omistajan lupaa
• kerro kuka antaa myöhemmin lisätietoja ja koska - ja pidä lupaus

Kun rytisee lujaa…

• Isoissa kriiseissä viestinnästä vastaa Ratsastajainliiton kriisihallinta- ja viestintäryhmä. Siihen kuuluvat toiminnanjohtaja, hallituksen puheenjohtaja ja viestintävastaava.
• Pyydä meidät apuun ajoissa!

SRL Viestinnän yhteystiedot 

Viestintäpäällikkö Kati Hurme, kati.hurme@ratsastus.fi ,+358 40 620 3001