Ohjeita kilpailunjärjestäjälle

KILPAILUTASOT

Harjoituskilpailut

Suositellaan noudatettavaksi SRL:n sääntöjä ja liiton kouluttamia toimihenkilöitä. Mielellään ainakin tuomari.

  • Käyttämällä mahdollisuuksien mukaan virallisia toimihenkilöitä saa myös tukea ja neuvoja kilpailun järjestämiseen.
  • Eläinlääkäriä ei vaadita vaan hevostarkastukset voi tehdä tuomari tai muu tarkastukset hallitseva. Mikäli harjoitusluokka järjestetään 1-tason kilpailujen yhteydessä eläinlääkäri vaaditaan.
  • Harjoitusluokkia ei saa järjestää 2-3 tason kilpailujen yhteydessä.

1- taso

Noudatetaan SRL:n sääntöjä, KS1 ja lajisäännöt.

  • Eläinlääkäri vaaditaan ja lisenssin omaavat toimihenkilöt sääntöjen mukaan.
  • Rokotuksia ei vaadita.
  • Mikäli 1-tason luokka järjestetään 2-3 tason kilpailujen yhteydessä rokotukset on oltava sääntöjen mukaiset.

2-3 taso

Noudatetaan SRL:n sääntöjä, KS1 ja lajisäännöt

  • Eläinlääkäri vaaditaan ja lisenssin omaavat toimihenkilöt sääntöjen mukaan
  • 3-tasolla lajistewardi

Yleistä

  • Useimmiten järjestetään 1-3 tason kilpailuja. Näiden etu on se, että saadaan kaiken tasoisille ratsukoille tarjottua kilpailumahdollisuus samalla vaivalla.
  • Pitkillä matkoilla on huomioitava järjestelyissä erityisesti huoltoalueiden toimivuus ja veden riittävyys

REITIT

Luvat on hankittava koko reitille:

  • ELY-keskus: yleiset tiet
  • Tiekunnat: yksityiset tiet
  • Maanomistajat: metsäpolut, pellot yms.
  • Reitit rakennetaan osuuksista niin, että lähtö, maali ja tauot ovat samassa
    paikassa joka helpottaa järjestelyjä. Lähtö/maali voivat olla myös eri paikoissa,
    mutta tässä tilanteessa on huomioitava toimihenkilöiden riittävyys ja siirtyminen
    paikkojen välillä.

Yhden osuuden pituus:

  • Alle 80km luokassa enintään 32km
  •  Yli 80 km luokissa enintään 42km
     

Luokat koostetaan olemassa olevista reiteistä tasojen mukaan:

  • 1-taso       12-29km
  • 2.1            30-39km
  • 2.2            40-59km
  • 2.3            60-79km
  • 3.1            80-119km
  • 3.2            120-139km
     

Yleistä

  • 10% reitistä saa olla kovapintaista tietä jossa ei riittävää piennarta (asvalttitiet)
  • Maali- ja lähtöalueella on oltava riittävästi tilaa
  • Reitillä pitäisi olla riittävästi paikkoja, joihin pääsee huoltamaan. (levennyksiä,
    tiehaaroja yms.)
  • Aina on parempi, jos huoltoautoille on jokin muu reitti huoltopisteille kuin
    kilpailureitti. Käytännössä tähän harvemmin päästään.
  • Kapeimmilla/huonokuntoisemmilla teillä voidaan kieltää autolla ajaminen. Myös
    tiekunta voi luvan antaessaan määrätä, että liikenne ei saa lisääntyä.
  • Reitille voidaan merkitä myös käyntipakko tarvittaessa (esim. piha-alueet)
     

KARTAT

2kpl / ratsukko. Ratsastajalle ja huollolle omansa.

  • Mittakaava olisi oltava 1:50 000 tai tarkempi.

Yleistä

  • Piirretään reitti mielellään samalla värillä kuin merkitsemisnauhat jolloin
    sekaantumisen mahdollisuus pienenee.
  • Karttaan merkitään punaisella ajo-kielto pätkät.
  • Huollolle voi olla myös eri kartta, varsinkin jos on paljon ajo-kieltoja ja reitille
    huoltamaan pääsyyn vaaditaan kiertämistä.
  • Karttaan voidaan merkitä myös hyviä huoltopaikkoja tai mikäli on päätetty, että
    huoltopaikat on määrätty ja huolto muualla kielletty.
     

KILPAILUKESKUS

Kilpailukeskuksena voi toimia mikä tahansa paikka jossa on riittävästi tilaa. Paljon käytettyjä ovat seurojentalot, koulut tms. tallien lisäksi. Kilpailukeskuksesta on löydyttävä vesipiste ja se on merkittävä huolellisesti. Vesi voidaan tuoda myös kisakeskukseen esim. muovikuutiolla. On huomioitava, että mitä lämpimämpi keli sitä enemmän vettä kuluu juottamiseen ja jäähdyttämiseen. Kilpailukeskuksesta olisi löydyttävä tilat kanslialle ja kanttiinille sekä wc. Kansliassa oltava myös riittävästi sähköpistokkeita tietokoneelle ja tulostimelle. Mikäli
käytössä on seurantalaitteet on myös näille varattava yleisölle seurantapaikka ja
pistokkeet, yleisesti kanttiinin yhteydessä.

  • Hevostarkastusalueella pitää olla tilaa 40m juoksutuskaistalle, juoksutusalueen
    pohja ei saa olla liian pehmeä ja sen pitäisi olla mahdollisimman tasainen. Tien
    toimiessa juoksutusalueena kannattaa tarkistaa alue terävien kivien varalta.
  • Sykealue eli hevostarkastuksen odotusalue pitää olla riittävän suuri jotta hevosia
    mahdutaan alueella taluttelemaan. Hevosia on monesti odottamassa useampia ja
    joukossa on myös oreja.
  • Sykeportti merkitään selvästi ja ajanottajalle tähän tuoli, mielellään myös pöytä.
  • Maali/taukolinja merkitään sääntöjen mukaisesti ja ajanottajalle myös tuoli.
  • Traileri/huoltoalue pitää olla riittävän tilava jotta kaikki kilpailijat mahtuvat
    parkkiin ja myös huoltamaan tauolla. Huoltoalue voidaan myös pitää erillään parkkialueesta. Sijainti on tällöin mietittävä niin, että se ei ole liian etäällä maalialueesta eikä hevostarkastuspisteestä. Traileriparkki voi sijaita myös kauempana kilpailukeskuksesta. Tästä on hyvä mainita kilpailijatiedotteessa jotta kilpailija osaa tähän varautua.
  • Yleisölle ja toimihenkilöille on hyvä merkitä erillinen parkkitila.
     

KILPAILUKUTSU

Kilpailukutsussa on mainittava:

  • kilpailtavat luokat ja matkat
  • luokkien avoimuus
  • ihanneaikaratsastuksen pisteytys
  • viimeinen ilmoittautumispäivä ja jälki-ilmoittautumisen aikataulu
  • osallistumismaksut ja eläinlääkärimaksu
  • palkinnot
  • alustava aikataulu
  • mallia kannattaa katsoa vanhoista kutsuista.
     

 

Yleistä

Kilpailut on lisättävä Kipan kilpailukanlenteriin tasosta riippuen määräpäiviin mennessä. Uuden kilpailunjärjestäjän on myös muistettava tehdä Maksuturvaan tunnistautuminen. Ohjeet iihen löytyy Kipan etusivulta kirjautumisen jälkeen.

  • Kilpailukutsu julkaistava vähintään 4vk ennen kilpailua Kilpailukutsu tulee lähettää hyväksyttäväksi tuomariston pj:lle n.6vk ennen. Tämä ilmoittaa liiton nimeämälle henkilölle, että kutsu on tarkastettu ja voidaan julkaista.
  • Myös harjoituskilpailuissa kutsu hyväksytetään tuomarilla.
     

KILPAILIJATIEDOTE

  • Julkaistaan tiedostona Kipassa viimeistään 2pv ennen kilpailua kohdassa “Kilpailukutsu tiedostot”. Kipsta löytyy myös kohta kilpailijatiedote, mutta sen käyttö ei onnistu matkaratsastuskilpailujen yhteydessä. Harjoituskilpailuissa julkaistaan seuran sivuilla.
  • Kerrotaan huomioitavat asiat, mistä on parasta saapua paikalle, mistä löytyy
    mitäkin jne. Mikäli kilpailuun on tulossa runsaasti aloittelevia ratsukoita, kannattaa
    tehdä yksityiskohtaisemmat ohjeet. Kerrotaan varmennetut aikataulut, mikäli on tullut muutoksia kannattaa laittaa punaisella ja HUOMIO merkinnällä jotta kiinnittää lukijan huomion. Ilmoitetaan ratsastusajat ja tärkeimmät puhelinnumerot (kanslia, tuomari,
    stewardi, reittimestari, kilpailun johtaja)
  • Tässä voidaan myös mainostaa yhteistyökumppaneita
     

TIEDOTE

Ei ole pakollinen, mutta hyvä tapa!

  • Jaetaan kilpailuviikolla kaikkiin reitin varrella oleviin postilaatikoihin
  • Tiedotteeseen mm. missä on kilpailukeskus, kilpailun arvioitu kesto, mistä
    tapahtumassa on kysymys ja paljonko ratsukoita
  • Kannattaa myös aina mainita, että ”ratsukot ja huoltoautot noudattavat
    liikennesääntöjä. Kilpailu ei rajoita normaalia liikennettä, mutta varovaisuutta
    toivotaan erityisesti raskailta ajoneuvoilta ja maataloustyökoneilta.”
  • Puhelinnumero ja sähköpostiosoite josta voi kysyä lisätietoja
  • ”Tervetuloa tutustumaan lajiin kilpailukeskuksessa tai kannustamaan ratsukoita
    reitin varrelle.”
     

TOIMIHENKILÖT

  • Kilpailunjohtaja Ajanotto x 2
  • Reittimestari Sykeportti x 2
  • Tuomarit 1kpl/15 ratsukkoa Kanslia x 2
  • Stewardi (3-tasolla lajistewardi) Turvallisuusvastaava
  • Eläinlääkäri + ELL sihteeri Kanttiini/toimihenklöruokailut
  • Liikenteenohjaaja
  • Kilpailunjohtaja:

Ennen kilpailuja:

  • Hommaa eläinlääkärin. Yleisimmin sovitaan hevoskohtainen hinta + km:t.
  • Varaa kisakeskuksen sekä sopii mahdollisesta korvauksesta.
  • Suunnittelee reittimestarin kanssa reitit ja näiden pohjalta luokat sekä
    kisakeskuksen (mitkä alueet käytössä, mihin ei saa mennä).
  • Hommaa toimihenkilöt.
  • Tarkistaa että jokainen vastuuhenkilö on hoitanut oman osuutensa ja kisapäivänä
    paikalla on toimiva kanslia, kanttiini, palkinnot ja että reitit on merkattu ja reitin
    varrella asuvat infottu.
  • Huolehtii kutsuun vaadittavat tiedot kutsun laatijalle viimeistään 6 viikkoa ennen
    kisoja. (kisapaikan osoite, tuomarit, stewardi, reittimestari, ell, matkojen pituudet
    ja kanslian puhelin numero kilpailupäivänä).
    Vastaa n. miljoonaan kysymykseen sähköpostilla, FB:ssä, viestillä jne.

Kilpailupäivänä:

  • On päätuomarin ohella vastuussa kilpailupäivän sujumisesta ja käy päätuomarin
    kanssa läpi kisakeskuksen järjestelyt.
  • Pitää huolta että toimihenkilöt ovat tehtäviensä tasalla ja huolehtii, että he
    pääsevät kilpailun aikana myös tauolle.
  • Päivystää puhelinta, hoitaa kriisinhallintaa ja on ”jokapaikan höylä”
  • Kanslisti
  • Jakaa toimihenkilöille tarvittavat tarvikkeet (kirjoitusalustat + kynät, talvella
    kannattaa pitää varalla lyijykyniä + lomakkeet + kellot + la-puhelimet + liivit)
  • Ottaa vastaan ilmoittautumiset ja tarkistaa hevosten rokotustiedot mikäli ei ole
    sovittu, että eläinlääkäri tai tuomari hoitaa rokotustietojen tarkistamisen.
  • Jakaa kilpailijoille kisakansiot (numerolappu + kartat + hevostarkastuskortti)
  • Jakaa kilpailijoille mahdolliset seurantalaitteet.
  • Kirjaa tuloksia ylös niin, että kirjataan sekä paperiseen lomakkeeseen että
    sähköiseen (Equipe, Exel).
  • Ilmoittaa sykeportille taukohevosen seuraavan etapin lähtöajan heti kun hevonen
    on läpäissyt tarkastuksen.
  • Tulostaa tulosluettelon ja laskee pisteet mahdollisen pisteytyksen mukaan ja
    antaa tulokset tuomarille, joka allekirjoittaa tulosluettelon
  • Kerää kilpailijoilta kisakansiot ja seurantalaitteet takaisin
  • Lisää tulokset Kipaan ja julkaisee ne
     
  • Reittimestari
  • Suunnittelee reitit sekä kisakeskuksen järjestelyt (parkkipaikat, huoltoalueet,
    hevostarkastus, sykealue, kulkusuunnat)
  • Hankkii luvat kisareiteille hyvissä ajoin
  • Jakaa tiedotteet kisareitin varrella asuville
  • Merkitsee reitin:
    • Kukin lenkki omalla värillään. Kannattaa huomioida, että esim. syksyllä keltainen väri ei näy tai vastaavasti talvella valkoinen.
    • Merkit aina ratsukon oikealla puolella.
    • Kääntymiset merkitään selkeästi nuolilla ja niihin kiinnitetään sen värinen nauha tai muu merkki jota lenkkiä kääntyminen koskee.
    •  Kääntymis nuolten jälkeen on hyvä laittaa mahdollisimman pian reitin oma värinauha.
    • Purkaa reittimerkit mahdollisimman pian kilpailun jälkeen ja tarkistaa samalla, että reiteille ei ole jäänyt mitään ylimääräistä ja kaikki on kunnossa.
       

AJANOTTO

  • Maali/taukolinjalla kirjaa ylös kellonajan sekuntien tarkkuudella kun hevonen
    ylittää linjan.
  • Jos hevosia tulee monta yhtä aikaa, kirjataan ajat tulojärjestyksessä sekunnin
    välein
  • Toimittaa tuloajat kansliaan esim: radiopuhelimella. Jos ratsukoita on tullut useampia, voi ilmoittaa useamman ratsukon tuloajat samalla kerralla.
  • Kun kaikki tiedot on kansliassa ylhäällä, kanslisti kuittaa tiedot.
  • Kirjaa ylös kanslistin ilmoittamat tauolta lähtöajat.
  • Tarkistaa ja antaa oikeaan aikaan ratsukoille tauolta lähtöluvan mikäli tuomari tai
    stewardi ei ole paikalla
     

SYKEPORTTI
 

  • Ajat kirjataan tauoilla ja maalissa.
  • Sykeportilla kirjataan ylös hevosen aika kun hevonen ohittaa sykeportin ja saapuu sykealueelle , usein ratsukko vielä sanoo ”numero viisi ilmoittautuu”
  • Jos yhtä aikaa tulee useampia hevosia, kirjataan ajat saapumisjärjestyksessä
    sekunnin välein
  • Ilmoitetaan aika kansliaan esim: radiopuhelimella
  • Jos hevonen on jatkamassa seuraavalle etapille, kanslia ilmoittaa uuden lähtöajan, joka kirjoitetaan pienelle lapulle ja annetaan kyseisen ratsukon huoltajalle. Jos käytössä ei ole radiopuhelimia, ajan voi laskea myös sykeportilla lisäämällä taukoaika sykeaikaan.
  • Mikäli hevonen ei läpäise hevostarkastusta liian korkean sykkeen vuoksi taukotarkastuksessa, se voi tulla kerran yrittämään uudelleen 20 minuutin sisällä
    tauolle saapumisestaan. Uusi sykeaika kerrotaan kansliaan samalla tavalla kuin
    ensimmäinenkin yritys.
  • Nopeusluokissa hevoset tulevat viimeisellä tauolla n.10min ennen lähtöä
    ”pikatarkastukseen”. Tähän ne tulevat satuloituna ja lähtövalmiina. Tätä aikaa ei
    kirjata ylös. Eläinlääkäri voi myös määrätä minkä tahansa luokan hevosen
    vastaavaan tarkastukseen halutessaan, näitä aikoja ei kirjata.

ELÄINLÄÄKÄRIN SIHTEERI

  • Kerää kilpailijalta alkutarkastuksessa hevostarkastuskortin kilpailun ajaksi.
    Tarkastuskortit voi olla myös jo valmiiksi sihteerin kansiossa.
  • Tekee merkinnät lomakkeeseen eläinlääkärin ilmoitusten perusteella.
  • Tauko/maaliintulotarkastuksessa ilmoittaa kansliaan hevosen sykkeen ja läpäisikö
    hevonen tarkastuksen.
  • Huolehtii, että eläinlääkäri on paikalla kun hevosia tulee tarkastukseen.
  • Toimittaa valmiit lomakkeet mahdollisimman pian viimeisen tarkastuksen jälkeen
    kansliaan

SEURANTALAITTEET - Trackerit

Matkaratsastuskomitealla on käytössään 15 seurantalaitetta sekä 2 isoa digitaalista
kelloa.

  • Trackerit ovat kaikkien kilpailun järjestäjien käytettävissä maksuttomasti.
    Järjestäjät huolehtivat itse mahdollisista kustannuksista jotka koituvat laitteiden
    siirrosta järjestäjältä toiselle. Seurantalaitteiden käyttöön tarvitaan nettiyhteys ja
    oma tietokone jonka näytöllä ratsukoita voidaan seurata. Laitteiden mukana tulee
    käyttöohjeet.
  • Digitaaliset kellot toimivat sähköllä. Laitteiden mukana on myös invertterit joiden
    avulla niitä voidaan käyttää myös tehokkaalla akulla tai generaattorilla. Kellot
    päivittävät ajan suoraan kun kellot kytketään verkkoon. Vie kuitenkin hetken, joten
    ole kärsivällinen. Kellojen mukana tulee käyttöohjeet.

Lisätietoja ja neuvoja kipailujen järjestämisestä voi kysyä matkaratsastuskomitea@gmail.com